Como enviar un E-Mail

Sabemos enviar e-mails? A maioría diremos: “Si, claro. Quen non vai saber!

Pois verdadeiramente a resposta é un claro e rotundo non, xa que a meirande parte da xente non sabe enviar e-mails, ou non o fai axeitadamente.

Porque enviar un e-mail non é darlle ao botón de “Enviar”. É moito máis.

Antigamente no colexio ensinábannos a escribir unha carta, máis adiante nos estudos específicos aprendiamos a escribir determinados tipos de cartas ou escritos máis oficiais; unha carta de reclamación, unha carta de agradecemento... Tal vez as cousas cambiaron e a ensinanza xa non é o que era fai uns anos ou é que todo se debe á aparición das novas tecnoloxías?

Pero non nos enganemos!! Escribir un e-mail non é como mandar unha mensaxe de texto ou de whatsapp, inda que o enviemos dende o noso dispositivo móbil.

Un e-mail é moito máis parecido a unha carta tradicional.

AS TRES CLAVES PARA ENVIAR UN E-MAIL

1.       O ASUNTO

Nunca esquezas escribir neste apartado, xa que é o apartado no que se fai referencia ao contido do e-mail.

¿Para que serve? Para moito, xa que ao abrir a bandexa de entrada e ler o asunto dos e-mails, decides cal é máis importante e polo tanto cal vas ler primeiro.

A isto teslle que sumar que cando precises ou  queiras volver a ler un determinado e-mail, distinguiralo do resto polo seu asunto.

O asunto é breve; unha palabra, unha frase curta. Non escribas aquí todo o que queres dicir, para iso está o seguinte apartado, o corpo do e-mail.

2.      O TEXTO

Na caixa grande vai o corpo do e-mail, é dicir, todo o que queremos comunicar.

Coma sempre, cando te dirixas a alguén debes comezar cun saúdo:  bo día, ola...

A continuación escribe o que queres comunicar e por último, despídete, como o farías en persoa:

grazas, atentamente, ata logo...

Nunca deixes este espazo en branco, xa que é o espazo reservado para comunicar a túa mensaxe. Non te esquezas de situar ao receptor no contido: “Bo día señor X, escríbolle por…” “En referencia a...”, “Tal e como acordamos ....”

Imaxina que estás na casa, chaman á porta é ao abrires un carteiro, sen mediar palabra, sóltache un paquete, da a volta e marcha. Como quedas? Pareceuche maleducado? Quedaches desconcertado? Pois a mesma sensación provoca recibir un e-mail sen asunto, nin texto e descubrir que ten un arquivo xunto.

3.      A DOCUMENTACIÓN QUE SE ACHEGA

Cando queres enviar determinada información ou algún documento por e-mail, en moitas ocasións vas ter que engadilo como documento xunto, esta función é moi útil e cómoda para quen o recibe.

Deste xeito poderase gardar no ordenador cun simple clic. Así que hai determinada información que non debes pegar no corpo de texto, senón xuntala, tal e como sucede co teu C.V.

A quen mandas ti e-mails? Hoxe en día case non mandamos e-mail aos amigos, verdade? Máis ben comunicámonos con eles por whatsapp. Pensa, en que ocasións mandas un e-mail. Seguro que a maioría van dirixidos a alguén que está a traballar, ao teu orientador laboral, ao teu profesor, á atención ao cliente dunha páxina web…

Pensa nisto: está a traballar?. Trátase, pois, dunha comunicación formal. Non é unha mensaxe informal coma o whatsapp dos teus amigos. Esta persoa recibe moitos e-mails ao longo do día, facilítalle o traballo escribindo o asunto do teu e-mail, trátao con respecto, como profesional que é, dirixíndote a esa persoa adecuadamente ( bo día, escríbolle por….).

Serve de algo isto? Serve de algo conservar as formas hoxe en día?

Se estás a escribir ao departamento de atención ao cliente, ao mellor o que queres é que se tomen en serio a túa reclamación.

Se lle estás a escribir a un profesor pedíndolle unha titoría ou un cambio de data, quererás conseguilo, entón, importará a forma en que te dirixas a eles?

Se o que estás a facer é enviar un CV a unha empresa, a forma en que o fagas está a transmitir unha imaxe de ti.

Polo que, antes de remitir un e-mail párate a pensar a quen vai dirixido, cal é o motivo polo cal o remites, como o vas redactar, se tes que achegar algunha información complementario ou remitir calquera outro documento, e sobre todo, antes de premer no botón de “ENVIAR” volve a lelo non vaia ser que non quede claro o que queres expresar na túa mensaxe. Recorda que unha vez que o remitas non hai volta atrás.

De seguro que despois de ler esta información os teus e-mails non serán o mesmo!!!!!